Výměna účetní rychle a jednoduše

Vedení účetnictví je služba jako každá jiná

Najděte si nového účetního, jestliže:

• Vůbec nevíte, co váš účetní dělá. Je možné, že nedělá nic z toho, co od vás úřady očekávají a po pár letech se můžete dost divit.
• Máte informační systém, se kterým neumí nebo se nechce naučit pracovat. Popř. vás nutí používat takový, který vám nevyhovuje.
• Ztrácejí se doklady nebo je nemůžete najít, když je potřebujete.
• Nenabízí moderní formy komunikace a přístupu k datům.
• Nevyvíjí žádnou aktivitu, aby vám pomohl optimalizovat firemní náklady nebo vylepšit činnosti a oblasti, kterým by měl rozumět. 
• Stojí to příliš mnoho peněz (poměr výkon/cena neodpovídá vašim očekáváním).
• Potřebujete něco, co stávající účetní není ochoten dělat (rozpad nákladů pořízení, podpořit správu pohledávek, exspiraci zásob, šarže výrobních dávek, ...).
• Pokud máte potíže s úřady, které jednoznačně vycházejí z jeho nekvalitní práce, je už pět minut po dvanácté.

Výměna účetní firmy je snadná

Pokud máte slušného účetního, pochopí situaci a pokud bude moci, tak nabídne úpravu podmínek tak, aby lépe vyhovovaly oběma stranám. Když to nepůjde, ve vlastním zájmu agendy bez problémů předá. Pokud slušný není, je to potřeba udělat co nejdřív.

• Pokud se bojíte potíží, je to o důvod víc změnu neodkládat. Ale není potřeba mít obavy - je to stejné jako u většiny toho, do čeho se nám nechce a když to potom uděláme, zjistíme, že to vlastně bylo docela snadné. Takže se jednou provždy zbavte obav ze změny účetního. 
• Dobrý účetní totiž garantuje ve smlouvě naprosto přesně podporu při ukončení spolupráce. Úplně stejně zaručí, že se plně postará o dohodu s původní účetní při převzetí zpracování. Pokud máte pocit, že máte se stávající účetní příliš úzkou vazbu a mohlo by pro vás být bolestivé pouta zpřetrhat - asi ze samotné formulace plyne, že by bylo dobré to udělat co nejdříve nebo ten vztah narovnat.
• Pokud vaší stávající účetní nezdravě záleží na tom, aby o vás nepřišla, je docela pravděpodobné, že změna pro vás bude výhodná. Případný osobní nátlak by ale vyvíjela jen vůči vám, takže když se jednoznačně od začátku řekne, že veškerá další jednání povede pouze předávaící a přebírající, je v zájmu všech, aby to proběhlo co nejrychleji a hladce.
• Pokud chcete mít čisté svědomí, tak v průběhu doby, kdy se budete rozhodovat, zda je pro vás výměna účetní žádoucí, požádejte svého účetního a samozřejmě i kandidáta (či všechny kandidáty) o písemné stanovisko k uvažovaným změnám (k tomu, co potřebujete dělat jinak). Pokud stojíte o pohled zvenčí, přizvěte si k posouzení návrhů nezávislého experta. Téměř jistě se to vyplatí. 

V naprosté většině případů je prakticky jedno, ke kterému datu se přechod uskuteční. Je lepší se vyhnout první polovině roku a úplnému závěru. Pokud předání probíhá korektně, je samozřejmě nejlepší, když původní účetní uzavře starý rok. 

Při změně účetní firmy nastavte pravidla

Podmínkou toho, abyste byli spokojeni, je mít jasná pravidla a kritéria pro posouzení kvality a rozsahu služeb. Obecně se to u obdobných služeb označuje jako "SLA" (dohoda o parametrech služby).

• Striktní pravidla a metriky, pomocí kterých lze jednoznačně vyhodnotit, zda je všechno tak, jak má být.
• Není na tom nic obtížného - stačí rozpracovat - resp. trvale upřesňovat - obsah oné iniciální diskuse, co je ve zpracování účetnictví dobře a co je žádoucí zlepšovat.
• Každé dílčí časové období - ze začátku možná měsíčně nebo čtvrtletně, později stačí jednou ročně - je dobré projít:
  • Počty dokladů, počty nestandardních situací (musí být evidovány).
  • Počty mimořádných událostí - to jsou všechny změny pravidel a postupů, které nebyly předem sjednány a musely být stanoveny v průběhu období.
  • Problémy s úřady či jinými institucemi dle kategorií (závažné, běžné, ...).
  • Cokoli dalšího, co budete považovat za užitečné.
• Na základě těchto údajů společně vyhodnotíte, jakou cenu pro vás služby účetní firmy mají a aktualizujete dohodu na další období.
• Nezapomínejte na to, že byste si měli čas od času ověřit, jak snadno dokážete přejít od stávajícího poskytovatele k jinému. V tom je obsaženo to, že byste měli mít zálohu dat vašeho účetnictví nejhůře ke konci minulého čtvrtletí.
• Také je dobré si občas ověřit (nezávisle), jestli je vše jak má být. Váš účetní by s tím neměl mít problém - naopak by to měl uvítat. Nechte jeho práci prověřit třetím subjektem - např. nezávislým konzultantem (pro podnikovou ekonomiku, controlling, popř. daňovým poradcem). Běžná auditorská firma není úplně nejvhodnější, audit má jiný účel.